Menjadi panitia acara menuntut kemampuan koordinasi yang tinggi dan mental yang tangguh. Secara fungsional, posisi ini menuntutmu untuk bekerja di balik layar demi memastikan kenyamanan orang lain. Satu kesalahan kecil dari pihak panitia bisa berdampak luas pada citra acara tersebut. Berikut adalah 7 hal yang tidak boleh dilakukan saat jadi panitia acara.
- 7 Cara Menjadi Panitia Acara Kampus yang Baik dan Profesional
- 7 Langkah Membangun Tim Panitia yang Solid dan Minim Konflik
7 Hal yang Tidak Boleh Dilakukan saat Jadi Panitia Acara
1. Tidak Memiliki Rencana Cadangan (Plan B)
Mengasumsikan semua akan berjalan sesuai rencana adalah kesalahan fatal. Dalam sebuah acara, variabel seperti cuaca, kendala teknis pada pengeras suara, atau narasumber yang datang terlambat sangat mungkin terjadi. Panitia yang tidak menyiapkan Plan B akan mudah panik dan gagal mengambil keputusan cepat saat situasi darurat muncul.
2. Kurang Komunikasi dan Koordinasi Antar Divisi
Bekerja dalam kotak-kotak divisi yang tertutup tanpa koordinasi akan menciptakan kekacauan. Misalnya, divisi perlengkapan tidak tahu bahwa divisi konsumsi butuh meja tambahan. Tanpa komunikasi yang lancar, akan terjadi tumpang tindih tugas atau bahkan ada tugas penting yang tidak tergarap karena masing-masing merasa itu bukan urusannya.
3. Datang Terlambat ke Lokasi Acara
Sebagai penggerak acara, panitia harus menjadi orang pertama yang tiba untuk melakukan pengecekan akhir. Datang mepet atau bahkan telat akan memberikan kesan tidak profesional dan merusak ritme kerja tim. Keterlambatan satu orang panitia bisa menghambat progres persiapan divisi lainnya.
4. Mengabaikan Kebutuhan dan Kenyamanan Peserta
Tujuan utama sebuah acara adalah melayani peserta. Jangan sampai panitia terlalu asyik dengan urusan internal atau asyik mengobrol sendiri di pojokan sehingga mengabaikan peserta yang kebingungan mencari tempat duduk, arah toilet, atau meja registrasi. Sikap cuek panitia akan memberikan pengalaman buruk bagi pengunjung.
5. Menunjukkan Kepanikan di Depan Publik
Masalah di belakang layar pasti ada, namun panitia dilarang keras menunjukkan wajah panik, berteriak-teriak, atau berlarian dengan ekspresi cemas di area acara. Hal ini akan membuat peserta merasa tidak aman dan tidak nyaman. Tetaplah tenang dan selesaikan masalah dengan kepala dingin agar suasana acara tetap kondusif.
6. Tidak Disiplin terhadap Anggaran
Mengeluarkan uang untuk hal-hal di luar rencana tanpa persetujuan bendahara atau ketua panitia bisa merusak keuangan acara. Panitia harus disiplin dalam mencatat setiap pengeluaran dan memastikan semua kebutuhan terbeli sesuai skala prioritas agar tidak terjadi defisit di akhir acara.
7. Melupakan Kebersihan Setelah Acara Selesai
Banyak panitia yang hanya semangat saat persiapan dan pelaksanaan, namun langsung pulang saat acara berakhir. Meninggalkan lokasi dalam keadaan berantakan adalah tindakan yang tidak bertanggung jawab. Panitia yang baik wajib memastikan tempat kembali bersih dan semua perlengkapan dikembalikan ke tempat asalnya.
Menjaga profesionalisme selama menjadi panitia akan membangun reputasimu sebagai orang yang bisa diandalkan dalam tim. Dengan menghindari tujuh poin di atas, proses eksekusi acaramu akan berjalan lebih rapi dan minim hambatan.
