Tips Mengundang Pembicara Event – Mengundang pembicara ke event komunitas itu bisa jadi tantangan, apalagi kalau pengin acaranya sukses dan pembicara yang diundang punya nama besar. Tapi tenang, ada beberapa tips yang bisa kamu coba supaya proses undang pembicara lebih lancar dan event kamu makin keren. Yuk, simak 10 tips berikut!
Baca Juga:
- YOTNC 2024: Menjadi Sukses Butuh Kesabaran
- YOTNC 2024: Sukses dan Kreatif Demi Menjadi Pembisnis Muda
1. Kenali Target Pembicara
Sebelum kamu mengirim undangan, pastikan kamu tahu siapa pembicara yang cocok dengan tema acara komunitas kamu. Pembicara yang relevan dengan topik akan lebih tertarik untuk bergabung. Misalnya, kalau acaranya tentang teknologi, kamu bisa undang ahli IT atau startup founder.
2. Persiapkan Proposal yang Menarik
Proposal yang kamu kirim harus jelas dan menarik. Jelasin tentang tema acara, audiens yang bakal hadir, dan kenapa pembicara tersebut cocok buat event kamu. Jangan lupa buat menyertakan detail acara, seperti waktu, tempat, dan durasi sesi.
3. Tawarkan Manfaat untuk Pembicara
Setiap pembicara pasti pengin tahu apa keuntungan buat mereka. Tawarkan manfaat seperti kesempatan networking, exposure, atau bahkan fee kalau memungkinkan. Ini bikin mereka lebih termotivasi buat hadir.
4. Pilih Tanggal yang Sesuai
Pastikan kamu memilih tanggal yang nggak bentrok dengan acara besar lainnya, terutama yang berkaitan dengan bidang pembicara. Cek jadwal pembicara terlebih dulu dan fleksibel soal tanggal jika perlu.
5. Gunakan Jaringan Kontak
Kalau kamu punya kenalan yang dekat dengan calon pembicara, manfaatkan! Minta bantuan mereka buat merekomendasikan kamu atau bahkan memperkenalkan secara langsung. Rekomendasi dari orang yang mereka percaya bisa jadi nilai plus.
6. Berkomunikasi dengan Sopan dan Profesional
Saat mengirim undangan, pastikan bahasanya profesional tapi tetap ramah. Pembicara akan lebih respect kalau kamu menunjukkan keseriusan dan kesopanan dalam setiap komunikasi. Tapi, jangan terlalu kaku juga ya, biar obrolan tetap cair.
7. Sediakan Fasilitas yang Nyaman
Pembicara pasti pengin tahu apakah mereka bakal nyaman saat hadir di acara kamu. Pastikan kamu sudah siapkan fasilitas yang memadai, mulai dari transportasi, akomodasi (kalau mereka datang dari jauh), sampai ruang yang nyaman untuk presentasi.
8. Tegaskan Waktu dan Format Acara
Beri tahu pembicara mengenai format acara, apakah ini sesi diskusi, workshop, atau seminar. Tegaskan juga berapa lama durasi mereka bicara dan kapan mereka harus tiba di tempat acara. Ini penting biar mereka bisa mempersiapkan diri dengan baik.
9. Follow-Up Secara Teratur
Setelah kamu kirim undangan, jangan lupa follow-up! Bisa jadi pembicara sibuk dan lupa membalas. Kirim pengingat dengan sopan dan tanyakan apakah ada yang bisa kamu bantu supaya mereka lebih mudah untuk memutuskan.
10. Berikan Penghargaan Setelah Acara
Setelah acara selesai, jangan lupa ucapkan terima kasih dan beri penghargaan kepada pembicara. Bisa lewat sertifikat, cinderamata, atau sekadar ucapan terima kasih yang tulus. Ini bisa bikin hubungan kamu dengan mereka tetap baik untuk acara-acara berikutnya.
Dengan mengikuti 10 tips di atas, kamu bisa meningkatkan peluang sukses dalam mengundang pembicara ke event komunitas kamu. Yang penting, tetap profesional, ramah, dan siapkan segala sesuatunya dengan baik.
Dan ngomong-ngomong soal event, jangan lewatkan kesempatan untuk daftar Young On Top National Conference (YOTNC) 2025! Ini adalah acara seru yang bakal menghadirkan banyak pembicara inspiratif dan networking yang asyik. Cek informasi lebih lanjut dan daftar di sini. Selamat mencoba!
