Bulan Ramadan memang bulan penuh berkah, tapi mari jujur, mengatur jadwal meeting di bulan puasa itu ibarat menyusun strategi perang. Salah pilih waktu, kamu bakal berhadapan dengan anggota tim yang menguap di depan kamera Zoom, gagal fokus, atau bahkan dirimu sendiri yang suaranya sudah habis karena tenggorokan kering.
Sebagai anak muda yang produktif, entah itu harus meeting mingguan bareng tim komunitas, diskusi project bareng teman kampus, atau pitching ke klien, kamu nggak bisa menghentikan agenda rapat begitu saja. Pekerjaan harus tetap jalan, tapi energi juga harus dijaga agar nggak tumbang sebelum waktu berbuka.
Biar koordinasi tetap lancar tanpa harus menguras sisa tenaga, yuk terapkan 4 cara cerdas mengatur jadwal meeting selama bulan puasa ini!
- 6 Tips Tetap Produktif Nge-GYM atau Olahraga Lain Saat Puasa
- 7 Tips Tetap Produktif Bekerja Saat Puasa Tanpa Turunkan Kinerja
4 Cara Mengatur Jadwal Meeting yang Efektif Selama Bulan Ramadan
1. Eksekusi Meeting Berat di Pagi Hari
Waktu terbaik untuk mengadakan rapat yang membutuhkan brainstorming intens, pemecahan masalah, atau negosiasi dengan klien adalah di pagi hari, idealnya antara pukul 09.00 hingga 11.00. Di jam-jam ini, kadar gula darah dan energi tubuh masih sangat prima karena cadangan makanan dari sahur masih bekerja optimal. Misalnya, kalau kamu harus mempresentasikan ide yang butuh banyak penjelasan kreatif, pastikan kamu mem- booking jadwal klien di pagi hari agar presentasimu tetap bersemangat dan engaging.
2. Terapkan Aturan “Diskon Durasi 50%”
Hukum Parkinson menyatakan bahwa pekerjaan akan melebar sesuai dengan waktu yang dialokasikan. Kalau kamu menjadwalkan meeting 1 jam, obrolannya pasti akan ngaret jadi 1 jam. Di bulan puasa, ubah kebiasaan ini! Pangkas durasi rapatmu menjadi setengahnya. Rapat yang biasanya 60 menit, padatkan menjadi 30 menit. Rapat 30 menit, tekan menjadi 15 menit. Caranya? Bagikan agenda dan file presentasi sehari sebelum meeting. Jadi, saat video call dimulai, tidak ada lagi sesi membaca ulang materi, melainkan langsung masuk ke sesi pengambilan keputusan (decision making).
3. Hindari Rapat di Jam Kritis (Pukul 14.00 – 16.00)
Tandai kalendermu dengan warna merah untuk rentang waktu jam 2 siang hingga jam 4 sore. Secara biologis, ini adalah titik terendah energi tubuh saat berpuasa. Otak mulai berkabut, perut keroncongan, dan tingkat kesabaran orang biasanya menipis. Kalau terpaksa harus berkoordinasi di jam ini, jadikan itu sebagai rapat “pasif”. Artinya, meeting tersebut hanya berisi update status pekerjaan harian yang tidak membutuhkan peserta untuk berpikir keras atau berdebat mencari solusi.
4. Perbanyak Komunikasi Asinkron
Coba evaluasi lagi, apakah obrolan tersebut benar-benar butuh meeting tatap muka (virtual)? Sering kali, sebuah rapat panjang sebenarnya bisa diselesaikan hanya dengan satu pesan teks atau voice note yang detail. Selama bulan Ramadan, maksimalkan komunikasi asinkron. Manfaatkan fitur comments di Google Docs untuk saling merevisi draf tulisan, atau kirimkan update progres pekerjaan melalui pesan suara di WhatsApp grup. Hal ini jauh lebih menghargai energi dan waktu semua orang, karena mereka bisa meresponsnya saat energi mereka sedang kembali naik.
Mengatur meeting di bulan puasa bukan cuma soal efisiensi waktu, tapi juga soal empati. Setiap orang punya ritme adaptasi tubuh yang berbeda saat menahan lapar dan haus. Dengan menerapkan jadwal yang lebih manusiawi dan durasi yang padat, kamu tidak hanya menyelamatkan energimu sendiri, tapi juga menjaga mood seluruh tim agar tetap positif sampai bedug magrib tiba!
