Pernahkah kamu begadang semalaman untuk menyelesaikan sebuah project, tapi keesokan harinya atasan atau klien justru merespons dengan dingin karena hasilnya tidak sesuai bayangan mereka? Atau, klien terus-menerus meminta revisi tambahan di luar kesepakatan awal sampai kamu merasa dikerjai?
Kalau hal ini sering terjadi, masalahnya mungkin bukan pada kualitas kerjamu, melainkan pada kemampuan mengelola ekspektasi. Kekecewaan di dunia profesional hampir selalu bermula dari ekspektasi yang tidak disamakan sejak awal. Daripada terus-terusan burnout karena berusaha menjadi “karyawan super” yang bisa melakukan segalanya dalam semalam, yuk terapkan 5 cara cerdas mengelola ekspektasi ini!
- 10 Pertanyaan untuk Evaluasi Diri (Self-Assessment) di Akhir Tahun Kerja
- 7 Teknik Presentasi ala TED Talk yang Bisa Kamu Tiru untuk Meeting
5 Cara Mengelola Ekspektasi dengan Atasan dan Klien
1. Buat Ruang Lingkup Kerja yang Super Detail
Jangan pernah memulai pekerjaan hanya bermodalkan instruksi lisan “Tolong kerjain ini, ya”. Sepakati ruang lingkup kerjanya secara tertulis. Misalnya, jika kamu menerima proyek freelance copywriting, perjelas berapa jumlah kata maksimal per artikel, berapa kali batas revisi gratis yang diberikan (misalnya maksimal 2 kali), dan jam kerja operasionalmu. Hal ini akan menyelamatkanmu dari klien yang tiba-tiba meminta tambahan tugas tanpa mau menambah bayaran.
2. Terapkan Prinsip Underpromise, Overdeliver
Kesalahan terbesar pemula adalah terlalu banyak berjanji (overpromising) demi membuat atasan terkesan. Kalau kamu tahu sebuah draf naskah butuh waktu dua hari untuk diselesaikan, mintalah deadline tiga hari. Jika kamu selesai dalam dua hari, kamu akan terlihat seperti pahlawan yang bekerja lebih cepat dari jadwal. Tapi kalau kamu menjanjikan selesai besok dan ternyata telat, kamu akan terlihat tidak profesional. Janjikan hal yang realistis, lalu berikan hasil yang melebihi ekspektasi.
3. Berikan Update Proaktif
Kecemasan atasan atau klien biasanya muncul ketika tidak ada kabar. Jadilah pihak yang proaktif. Jika kamu sedang mengelola layanan jasa seperti pengecekan dokumen digital, jangan biarkan klien bertanya, “Kak, hasilnya udah keluar belum?”. Segera berikan estimasi waktu sejak awal, misalnya, “Proses pengecekan memakan waktu maksimal 24 jam. Kami akan mengirimkan report segera setelah selesai.” Pembaruan status yang rutin adalah kunci membangun rasa percaya.
4. Coba Berikan Alternatif
Menolak permintaan atasan secara mentah-mentah memang sulit. Ubah cara menolakmu dengan teknik negosiasi waktu. Saat atasan memberimu tugas mendadak yang harus selesai hari itu juga, katakan “Saya bisa menyelesaikan tugas baru ini hari ini, tapi konsekuensinya penyelesaian laporan evaluasi mingguan harus digeser ke besok pagi. Mana yang ingin Bapak/Ibu prioritaskan lebih dulu?” Dengan begitu, atasan akan sadar bahwa kapasitas waktumu terbatas.
5. Komunikasikan Kendala Secepat Mungkin
Hambatan tak terduga selalu bisa terjadi. Mungkin koneksi internet mati, data riset belum lengkap, atau kamu tiba-tiba jatuh sakit. Jangan pernah menyembunyikan masalah ini dan baru memberitahukannya saat tenggat waktu (deadline) sudah tiba! Begitu kamu menyadari ada potensi keterlambatan, segera hubungi klien atau atasan, jelaskan situasinya secara objektif, dan tawarkan solusi atau timeline baru.
Mengelola ekspektasi bukanlah tentang menghindari pekerjaan berat atau mencari-cari alasan. Ini adalah bentuk integritas profesional. Saat kamu transparan mengenai batas kapasitas, waktu, dan kemampuanmu, orang lain justru akan lebih menghargai kejujuranmu dan menganggapmu sebagai partner kerja yang bisa diandalkan.
