Pernah nggak sih kamu lagi asyik ngerjain tugas di luar atau lagi di kampung halaman, eh tiba-tiba dapat email panggilan interview kerja, tawaran freelance, atau urusan administrasi kampus yang minta lampiran dokumen fisik saat itu juga?
Panik pasti langsung melanda kalau dokumen aslinya tertinggal di laci kamar kos atau terselip entah di mana. Di era serba sat-set ini, mengandalkan map plastik berisi kertas-kertas penting itu udah nggak cukup dan sangat berisiko (bisa rusak kena air, rayap, atau hilang). Punya backup digital atau arsip yang sudah di-scan dan tersimpan rapi di cloud storage adalah tameng penyelamat.
Biar kamu selalu siap sedia kapan pun dibutuhkan, pastikan 5 dokumen krusial ini sudah kamu scan dan simpan versi digitalnya dari sekarang!
- 4 Aplikasi untuk Scan dan Edit Dokumen Menjadi PDF
- 4 Aplikasi Produktivitas yang Bikin Hidup Kamu Lebih Rapi dan Teratur
5 Dokumen Penting yang Harus Dipindai dan Disimpan Digital
1. Kartu Identitas (KTP, KTM, dan Kartu Keluarga)
Ini adalah nyawanya administrasi. Mulai dari buka rekening bank baru, daftar BPJS, sampai tanda tangan kontrak freelance, pasti butuh foto atau scan KTP dan Kartu Keluarga (KK). Jangan lupa juga untuk memindai Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), karena sering banget dipakai untuk syarat pendaftaran beasiswa, kompetisi kampus, atau sekadar dapat diskon langganan software.
2. Ijazah, Transkrip Nilai, dan Sertifikat Akreditasi Kampus
Buat kamu yang lagi bersiap menyusun skripsi atau mau lulus, jangan tunda-tunda untuk langsung men-scan ijazah dan transkrip nilaimu begitu dokumen itu keluar. Buatlah versi scan dari dokumen asli maupun versi yang sudah dilegalisir (hitam putih dengan cap basah). Jangan lupa, simpan juga softcopy sertifikat akreditasi kampus dan program studimu, karena ini adalah syarat penting saat melamar CPNS, BUMN, atau perusahaan multinasional.
3. Sertifikat Keahlian dan Penghargaan Lomba
Punya portofolio yang bagus harus dibarengi dengan bukti yang valid. Kumpulkan semua sertifikat yang punya nilai jual di mata HRD. Misalnya, sertifikat penghargaan juara lomba Karya Tulis Ilmiah, sertifikat kelulusan course online bersertifikasi, hingga piagam kepanitiaan atau volunteer. Simpan dalam satu folder khusus bernama “Sertifikat & Pencapaian” agar gampang dilampirkan saat kamu meng-update profil LinkedIn atau menyusun CV ATS-friendly.
4. Kontrak Kerja dan Dokumen Perjanjian (MoU)
Kalau kamu aktif menjalankan side hustle, entah itu sebagai freelance copywriter, desainer, atau menjalankan jasa independen lainnya, menyimpan salinan digital dari setiap Memorandum of Understanding (MoU) atau kontrak kerja dengan klien adalah hal yang sangat krusial. Ini bukan cuma soal administrasi, tapi juga perlindungan hukum buat dirimu sendiri kalau suatu saat terjadi perselisihan soal pembayaran atau ruang lingkup pekerjaan.
5. NPWP, Buku Tabungan, dan Dokumen Finansial Lainnya
Urusan pencairan dana sering kali terhambat cuma gara-gara kamu nggak punya salinan dokumen pajak atau rekening. Scan bagian depan buku tabunganmu yang memuat nama lengkap dan nomor rekening cabang. Pindai juga kartu NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak). Saat ada klien atau perusahaan yang meminta data untuk memproses honor, kamu tinggal mengirimkan softcopy tersebut tanpa harus repot mencari-cari buku aslinya.
Mengubah tumpukan kertas menjadi file PDF beresolusi tinggi sekarang gampang banget, cukup pakai aplikasi scanner di HP. Setelah semuanya di-scan, biasakan untuk merapikannya dengan format penamaan yang jelas dan kelompokkan ke dalam folder yang mudah dicari.
