Tugas Personal Assistant – Seorang Personal Assistant (PA) punya peran yang sangat penting dalam membantu atasan mereka menjalankan tugas sehari-hari. Kalau kamu tertarik jadi PA, berikut 10 tugas utama yang biasanya harus kamu jalani.
Baca Juga:
- 10 Skill Penting yang Harus Dimiliki Seorang Virtual Assistant
- 10 Website Terbaik untuk Mencari Pekerjaan Virtual Assistant
Tugas Utama Seorang Personal Assistant
1. Mengatur Jadwal dan Agenda
Tugas utama seorang PA adalah mengatur jadwal dan agenda atasan. Kamu harus memastikan semua janji temu, rapat, dan acara lainnya tercatat dengan rapi dan tidak bentrok.
2. Mengelola Email dan Surat
PA biasanya juga bertanggung jawab untuk mengelola email dan surat masuk atasan. Kamu harus bisa menyaring mana yang penting dan mana yang bisa diabaikan, serta merespon email atas nama atasan kalau diperlukan.
3. Menyiapkan Dokumen
Menyiapkan dokumen untuk rapat, presentasi, atau keperluan lainnya juga jadi tugas seorang PA. Kamu harus bisa memastikan semua dokumen sudah lengkap dan siap digunakan kapan saja.
4. Mengatur Perjalanan Dinas
Kalau atasan kamu sering bepergian untuk urusan kerja, tugas kamu adalah mengatur semua keperluan perjalanan seperti tiket pesawat, hotel, transportasi, dan lain-lain.
5. Membuat Laporan
PA juga sering diminta untuk membuat laporan, baik itu laporan keuangan, laporan kegiatan, atau jenis laporan lainnya. Kamu harus teliti dan detail dalam menyusun laporan supaya tidak ada kesalahan.
6. Mengatur dan Menjaga Arsip
Mengatur dan menjaga arsip dokumen adalah tugas penting lainnya. Kamu harus punya sistem pengarsipan yang rapi dan mudah diakses supaya dokumen bisa ditemukan dengan cepat saat dibutuhkan.
7. Menjaga Komunikasi
Sebagai PA, kamu sering jadi penghubung antara atasan dan karyawan lainnya, atau pihak luar. Jadi, kamu harus bisa menjaga komunikasi dengan baik, menyampaikan pesan dengan jelas, dan memastikan informasi tersampaikan dengan benar.
8. Menyusun Agenda Rapat
Tugas PA juga termasuk menyusun agenda rapat, mulai dari mengatur waktu dan tempat, mengundang peserta, menyiapkan materi rapat, hingga mencatat hasil rapat (notulen).
9. Mengurus Keperluan Pribadi Atasan
Selain urusan kantor, kadang PA juga diminta untuk mengurus keperluan pribadi atasan, seperti belanja, mengatur acara keluarga, atau hal-hal lainnya yang bersifat pribadi.
10. Menyelesaikan Tugas Ad-Hoc
Terakhir, seorang PA sering kali harus siap menyelesaikan tugas-tugas ad-hoc atau mendadak yang mungkin muncul kapan saja. Fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi sangat penting untuk menjalani tugas ini.
Dengan mengetahui tugas-tugas di atas, kamu bisa lebih siap dan paham apa yang harus dilakukan sebagai seorang Personal Assistant. Peran ini memang penuh tantangan, tapi juga bisa sangat memuaskan kalau kamu bisa menjalankannya dengan baik!
