Bikin acara yang sukses itu butuh dana dan konsep yang matang. Tapi, tahukah kamu apa yang jauh lebih krusial dari itu semua? Ya, tim panitia alias “orang-orang di balik layar”. Realitasnya, dinamika kepanitiaan itu sering kali lebih drama dari sinetron. Mulai dari anggota yang tiba-tiba ghosting, jobdesc yang tumpang tindih, sampai rapat berjam-jam yang ujung-ujungnya malah jadi ajang adu ego.
Kalau internal panitia sudah rapuh, jangan harap event bisa berjalan lancar. Biar kepanitiaanmu bebas dari drama dan toxic, yuk terapkan 7 langkah strategis membangun tim yang solid, profesional, dan minim konflik ini!
- 5 Platform untuk Mempromosikan Event Biar Banyak Peminat
- 5 Platform Digital Gratis untuk Promosi Bisnis
7 Langkah Membangun Tim Panitia yang Solid dan Minim Konflik
1. Rekrutmen Berbasis Skill dan Komitmen
Kesalahan fatal pertama saat membentuk panitia adalah merekrut orang hanya karena dia teman dekat atau asik diajak nongkrong. Teman main belum tentu bisa jadi rekan kerja yang baik. Lakukan rekrutmen atau open tender secara objektif. Pilihlah anggota berdasarkan rekam jejak, keahlian spesifik (misalnya jago desain atau pintar lobi sponsor), dan yang paling penting, komitmen waktu.
2. Buat Rules of the Game yang Jelas Sejak Awal
Sebelum mulai bekerja, kumpulkan semua anggota dan sepakati aturan main bersama. Aturan ini meliputi hal-hal taktis seperti batas waktu membalas pesan di grup, konsekuensi jika absen rapat tanpa alasan, hingga alur pelaporan tugas. Kalau SOP ini sudah disepakati di awal, tidak akan ada anggota yang merasa tersinggung jika ditegur, karena semuanya merujuk pada aturan bersama.
3. Pembagian Jobdesc yang Spesifik dan Anti-Tumpang Tindih
Konflik paling sering terjadi karena ada satu divisi yang beban kerjanya menumpuk, sementara divisi lain bingung mau mengerjakan apa. Ketua panitia wajib merumuskan Job Description yang sangat rinci dan terukur untuk setiap divisi. Pastikan tidak ada area abu-abu. Misalnya, tegaskan apakah urusan mencetak banner adalah tugas divisi Pubdok (Publikasi & Dokumentasi) atau divisi Perlengkapan.
4. Budayakan Komunikasi Asertif dan Anti-Baper
Ajarkan dan biasakan tim untuk berkomunikasi secara asertif, menyampaikan pendapat atau ketidaksetujuan secara lugas namun tetap menghargai lawan bicara. Hindari sikap passive-aggressive seperti diam saat rapat tapi menggerutu di belakang, atau saling sindir di media sosial. Kalau ada masalah dengan anggota lain, selesaikan secara empat mata (one-on-one), jangan dipermalukan di grup besar.
5. Rutinkan Check-In Berkala
Rapat panitia jangan melulu isinya menagih hasil kerja atau progress report. Sesekali, ubah format rapat menjadi sesi check-in. Tanyakan kendala apa yang sedang dihadapi masing-masing divisi, apakah ada beban tugas kuliah yang sedang menumpuk sehingga mengganggu performa mereka, dan apa yang bisa dibantu oleh divisi lain. Pendekatan manusiawi ini akan menumbuhkan rasa saling peduli antaranggota.
6. Fasilitasi Bonding Tanpa Obrolan Proker
Bagaimana tim bisa solid kalau interaksi mereka hanya sebatas urusan program kerja (proker)? Jadwalkan waktu khusus untuk bonding di luar jam kerja panitia. Tidak perlu mahal, bisa sekadar makan malam di warung tenda setelah rapat, bermain game multiplayer bareng, atau olahraga di akhir pekan. Aturan utamanya satu, selama bonding, dilarang keras membicarakan urusan event!
7. Apresiasi Sekecil Apa Pun
Jangan menunggu hari-H selesai untuk mengucapkan terima kasih. Rayakan setiap small wins (kemenangan kecil) yang dicapai tim. Misalnya, saat divisi Sponsorship berhasil deal dengan satu brand, atau saat divisi Humas sukses menembus target pendaftar gelombang pertama. Berikan pujian tulus di grup besar. Anggota yang merasa dihargai kerja kerasnya akan memberikan loyalitas dan energi 100% untuk menyukseskan acara.
Membangun tim yang solid tidak bisa instan. Ketua dan jajaran inti (BPH) harus menjadi role model (panutan). Kalau kamu ingin timmu disiplin waktu, maka kamu harus datang rapat paling awal. Kepemimpinan yang baik selalu dimulai dari keteladanan.
