Mencari dana sponsor untuk event kampus atau kegiatan komunitas itu memang sering bikin panitia ketar-ketir. Rasanya sudah menyebar puluhan proposal tebal, tapi yang membalas cuma satu atau dua perusahaan, itu pun kadang berujung penolakan.
Di dunia sponsorship, perusahaan atau brand tidak bertindak sebagai donatur amal. Mereka mencari Return on Investment (ROI) alias keuntungan timbal balik. Kalau proposalmu hanya berisi rincian dana yang dibutuhkan tanpa menjelaskan apa untungnya buat mereka, proposal itu pasti langsung masuk laci. Biar event kamu bisa berjalan lancar dan pendanaannya aman, yuk terapkan 6 strategi jitu mencari sponsor dengan proposal yang “menjual” ini!
- 10 Cara Membangun Relasi dengan Sponsor untuk Event
- Cara Mendapatkan Sponsorship untuk Pengusaha Muda
6 Cara Jitu Tembus Sponsor untuk Event Komunitas dan Kampus
1. Riset dan Targetkan Sponsor yang Relevan
Daripada mencetak dan menyebar proposal ke ratusan perusahaan secara acak, carilah brand yang nilai dan target pasarnya sejalan dengan acaramu. Misalnya, kalau kamu sedang mengadakan program pengorganisasian masyarakat, penanaman tanaman obat, atau seminar kesehatan publik, targetkan klinik lokal, brand farmasi, atau produk kebersihan. Kesesuaian tema ini bikin peluang proposalmu di-acc jauh lebih besar karena audiens yang hadir tepat sasaran dengan produk mereka.
2. Gunakan Copywriting yang Menyoroti Benefit, Bukan Sekadar Meminta
Proposal yang baik bukanlah proposal yang tebal, melainkan yang persuasif. Gunakan skill copywriting yang tajam di bagian latar belakang dan penawaran. Alih-alih fokus pada betapa butuhnya panitia akan dana, ubah sudut pandang penulisanmu menjadi “Apa untungnya bagi brand jika bergabung di event ini?”. Jelaskan proyeksi jumlah peserta, demografi audiens, dan seberapa luas jangkauan publikasi acaramu.
3. Buat Paket Sponsorship yang Fleksibel dan Masuk Akal
Jangan kaku hanya dengan paket Platinum, Gold, dan Silver bernominal belasan juta. Sediakan juga opsi pendanaan yang lebih kecil atau opsi In-Kind (barter produk/jasa). Barter ini sangat meringankan beban uang tunai panitia. Contohnya, kalau kamu mengadakan kompetisi poster atau bedah buku, ajukan barter dengan percetakan lokal untuk menanggung biaya cetak banner dan sertifikat, atau barter dengan brand F&B untuk konsumsi panitia.
4. Jangan Cuma Lewat DM IG, Lakukan Pitching Profesional
Mengirimkan proposal berformat PDF lewat Direct Message (DM) Instagram brand sangatlah tidak profesional dan biasanya hanya akan dibaca oleh admin social media. Carilah kontak Person in Charge (PIC) yang mengurus bagian Marketing, Public Relations, atau Partnership. Kamu bisa mencari nama mereka lewat LinkedIn, lalu kirimkan proposal melalui email profesional dengan subjek yang jelas dan body email yang ringkas, padat, dan memancing rasa penasaran.
5. Tawarkan Brand Activation yang Kreatif
Sponsor sangat menyukai event yang memungkinkan mereka berinteraksi langsung dengan peserta. Jangan cuma menawarkan “logo di spanduk”. Tawarkan ruang booth yang strategis, kesempatan untuk memberikan sampling produk, memutar jingle iklan mereka di sela-sela acara, atau menjadikan produk mereka sebagai hadiah bagi peserta yang aktif bertanya. Keterlibatan langsung ini punya nilai jual yang sangat tinggi di mata tim marketing perusahaan.
6. Follow-Up Berkala dan Tutup dengan LPJ yang Estetik
Setelah proposal dikirim, lakukan follow-up dengan sopan sekitar satu atau dua minggu kemudian. Jika mereka menolak, ucapkan terima kasih atas waktunya, jangan memutus silaturahmi. Namun jika mereka setuju dan dana cair, pekerjaanmu belum selesai! Setelah event sukses digelar, wajib hukumnya mengirimkan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) yang rapi, berisi foto-foto dokumentasi booth atau logo mereka saat acara berlangsung. Ini adalah kunci agar tahun depan mereka mau mensponsori acaramu lagi.
Sebuah proposal sponsorship adalah representasi dari seberapa rapi dan profesionalnya tim kerjamu. Pastikan tidak ada typo, desainnya rapi dan tidak norak, serta rincian anggarannya masuk akal.
